Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Hennef (Sieg) über die Virtuelle Poststelle (VPS)

1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadtverwaltung Hennef (Sieg) bietet mit der Einführung der Virtuellen Poststelle die Möglichkeit der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Stadtverwaltung Hennef (Sieg) eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Hennef (Sieg) gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

2.1 Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin per E-Mail an alle unter www.hennef.de oder auf städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden.

2.2 Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform „eigene Unterschrift“ voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Vorgänge dieser Art können Sie an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadtverwaltung unter der E-Mailadresse poststelle(at)hennef.de rechtsverbindlich und sicher elektronisch senden. Das dazu notwendige öffentliche Zertifikat können Sie hier herunterladen:

public_poststelle__hennef.de.cer

Öffentliches Zertifikat

1.4 K

2.3. Per DE-Mail

poststelle(at)hennef.de-mail.de

Beim E-Mail-Verkehr über diese Adresse kann die Identität der Kommunikationspartner sicher nachgewiesen werden und Nachrichten und Dokumente können vertraulich, sicher und nachweisbar über das Internet versendet und empfangen werden. Es handelt sich zum jetzigen Zeitpunkt jedoch nicht um eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der z.B. die persönliche Unterschrift (wie bei der qualifizierten elektronischen Signatur, siehe im Impressum) ersetzt werden kann. In diesem Postfach eingehende E-Mails werden an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

3. Dateiformate

Da nicht alle Datei-Formate bei der Stadtverwaltung bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung für formfreie Vorgänge derzeit auf folgende Formate beschränkt:.docx, .jpg, .tif, und .pdf. Für formgebundene Vorgänge mit qualifizierter elektronischerer Signatur ist aus Gründen der Langzeitarchivierung das Dateiformat PDF/A vorgeschrieben. Die Gesamtgröße aller Anhänge darf 10 MB nicht überschreiten. 

4. Verfahrensablauf

Nachrichten mit qualifiziert signierten Inhalten werden auf dem Server der Virtuellen Poststelle geprüft und dem betreffenden Mitarbeiter der Stadtverwaltung mit einem entsprechenden Prüfprotokoll zugestellt.Für die verschlüsselte Übertragung von Nachrichten an  benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel der Stadtverwaltung Hennef (Sieg), den Sie oben im Abschnitt "2.2 Formgebundene Vorgänge" herunterladen können.

5. Technische Aspekte


Die Stadtverwaltung Hennef (Sieg) unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur www.bundesnetzagentur.de. Bei Fragen und Problemen zu Signatur und Verschlüsselung wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung der Stadt unter hotline-it(at)hennef.de

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