1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadtverwaltung Hennef (Sieg) bietet die Möglichkeit der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Die Stadtverwaltung Hennef (Sieg) eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Hennef (Sieg) gelten.

2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation

2.1 Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin per E-Mail an alle unter www.hennef.de oder auf städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden.

Es werden für viele Verwaltungsverfahren bereits Onlinedienste angeboten. Die Nutzung dieser Dienste wird ausdrücklich empfohlen. Aspekte wie Datensicherheit, Dauer der Bearbeitung, Verschlüsselung, etc. werden hier bereits automatisch eingehalten bzw. wurden bereits optimiert.
Unsere Onlinedienste finden Sie im Serviceportal der Stadt Hennef: https://serviceportal.hennef.de/.

2.2 Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform („eigene Unterschrift“) voraussetzen, beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die übermittelten Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen sein. Eine solche qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Rechtsgrundlage dafür ist Artikel 25 Absatz 2 der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung).

Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur senden Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse: poststelle@hennef.de.

2.3 Verschlüsselte Kommunikation

Die Kommunikation mit der Stadtverwaltung ist auch verschlüsselt möglich. Es werden hierfür die Verschlüsselungsverfahren S/MIME und PGP angeboten. Verschlüsselte Kommunikation richten Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse poststelle@hennef.de. Weitere Informationen und benötigte öffentliche Schlüssel finden Sie weiter unten unter: „4. Technische Aspekte“. Signatur (QES) und Verschlüsselung können auch kombiniert verwendet werden.

3. Dateiformate

Da nicht alle Datei-Formate bei der Stadtverwaltung bearbeitet werden können, ist die Datenübermittlung für formfreie Vorgänge derzeit auf folgende Formate beschränkt: .docx, .jpg, .tiff, und .pdf.

Für formgebundene Vorgänge mit qualifizierter elektronischerer Signatur ist aus Gründen der Langzeitarchivierung das Dateiformat PDF/A vorgeschrieben.

Die Gesamtgröße aller Anhänge darf 10 MB nicht überschreiten.

4. Technische Aspekte

Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur www.bundesnetzagentur.de. Bei Fragen und Problemen zu Signatur und Verschlüsselung wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung der Stadt unter hotline-it@hennef.de

Detaillierte Informationen zu Funktionsweisen der Verschlüsselungsverfahren finden Sie zum Beispiel beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): BSI – E-Mail-Verschlüsselung in der Praxis – E-Mail-Verschlüsselung in der Praxis

Das S/MIME-Zertifikat ist öffentlich abrufbar unter https://openkeys.de/ mit Suche nach poststelle@hennef.de.

Den für PGP benötigten öffentlichen Schlüssel können Sie hier herunterladen.